Opzij, opzij, opzij, maak plaats, maak plaats, maak plaats, we hebben ongelofelijke haast

Opzij, opzij, opzij maak plaats, maak plaats, maak plaats, we hebben ongelofelijke haast.

Burn-out en stressklachten zijn een groeiend probleem in onze maatschappij. Werkgevers worden steeds vaker geconfronteerd met medewerkers die uitvallen met een burn-out. Tijd voor verandering en tijd om die burn-out te voorkomen. Werk aan de winkel dus, of juist niet.

Herken jij ook dat gehaaste gevoel in je lichaam? Het is misschien geen échte burn-out te noemen (of toch wel?) maar je voelt je wel vaak en veel gestrest. Je wordt al wakker met een hele lijst to do´s in je hoofd en als je vervolgens de werkdag afrondt, ben je alweer bezig met wat je morgen moet doen. Op jouw yogamat speelt er door je hoofd wat je vergeten bent in de supermarkt en als je met mensen praat, heb je het er veelal over hoe druk je het hebt en wat je allemaal nog moet doen. Niet bepaald relaxed dus.

Kortom: er raast vaak met een sneltreinvaart een gejaagd gevoel door je lichaam. Dat je dit artikel blijft lezen betekent dat jij (of misschien iemand in je naaste omgeving) hier wel een beetje last van hebt? Ok top, want hoe vervelend het ook is, je bent je ervan bewust en het is dus tijd voor verandering. Want hé, de wereld is stukken fijner als je vol relaxte energie in het leven kan staan.

Timemanagement-expert Björn Deusings van Tijdwinst.com heeft een boek geschreven over hoe je je bezig kunt houden met wat écht belangrijk is, we kunnen je namelijk vertellen: heel veel dingen waar jij je mee bezig houdt kun je lekker aan de kant schuiven. Hieronder geeft Björn je alvast 11 praktische tips voor minder gejaagdheid.

Björn, ten eerste vertel eens: wat is een gejaagd gevoel? Je staat continu aan en kunt nauwelijks nog van een afstandje kijken naar waar je mee bezig bent. Je bent continu aan het rennen en alles voelt belangrijk. Je wordt al wakker met een gestrest gevoel en realiseert je bij het opstaan direct wat er vandaag allemaal moet gebeuren (en hoeveel dat wel niet is). Het is alsof je altijd een stress gevoel hebt.

Symptomen van een gejaagd gevoel zijn bijvoorbeeld:

  • Je hebt constant een onrustig gevoel en vindt het lastig om stil te zitten.
  • Je dag voelt als een race tegen de klok.
  • Je bent sneller geprikkeld of geïrriteerd
  • Je hebt moeite om ‘s avonds in slaap te vallen en piekert veel. Of je vindt ontspannen überhaupt een uitdaging.
  • Je zelfzorg schiet er bij in. Je werkt snel een broodje naar binnen achter je laptop of slaat je avondje met vrienden over, zodat je tenminste je werk gedaan kunt krijgen.
  • Je hebt continu een zenuwachtig gevoel zonder reden. Zelfs als je niet druk bent, voel je spanning of de drang om “iets te doen”.
  • Je ervaart veel werkstress, waardoor je vaak uitgeblust thuis komt of al met spanning naar het werk gaat.
  • Verder kan dit gevoel gepaard gaan met lichamelijke klachten. Zo kun je je hart sneller voelen kloppen of je kunt hoofdpijn of duizeligheid ervaren.

OK, en waar komt het dan vandaan dat gestreste gevoel en wat is het gevolg?
Misschien denk je een opgejaagd gevoel zonder reden te hebben. Maar geloof me: er zit bijna altijd iets achter. Het goede nieuws: vaak heb je zelf invloed op dat “iets”. De oorzaak zit ‘m er vaak in dat je meer te doen hebt dan je logischerwijs gedaan kunt krijgen op een dag. Of dat je meer van jezelf verwacht dan haalbaar is. En het lijkt misschien onschuldig, maar hoe langer jij in versnelling tien doorraast, hoe groter de gevolgen kunnen zijn. Niemand kan altijd maar aan staan. Je lijf en hoofd moeten tot rust komen en daarna kunnen ze weer in actie komen.

Veelvoorkomende oorzaken:

  • Je hebt geen planning en gaat vooral mee in de waan van de dag.
  • Je maakt wel een planning, maar die is niet realistisch.
  • Je vindt het lastig om dingen te delegeren en probeert alles zelf te doen.
  • Het lukt je niet goed om prioriteiten te stellen. Je vindt alles namelijk belangrijk.
  • Je durft geen ‘nee’ te zeggen tegen anderen.
  • Je schiet steeds direct in de actiemodus als iemand of iets wat van je vraagt.

De gevolgen:

  • Je maakt (meer) fouten.
  • Je hebt last van slapeloosheid omdat je in bed maar moeilijk de drukte van de dag achter je kunt laten.
  • Je gezondheid lijdt eronder. Denk aan: een hogere bloeddruk, een sneller kloppend hart, hoofdpijn of een hormonale disbalans.
  • Door het opgejaagde gevoel voel je je continu moe.
  • Je sociale leven lijdt eronder.
  • Je mindset is minder sterk. Zo vind je het bijvoorbeeld lastiger om dingen van je af te zetten.

Tips om van dat gejaagde gevoel af te komen:  Je hebt misschien al eens de tip gekregen om mindfulness te proberen, meer te gaan wandelen om van dat gevoel af te komen. En ja, dat alles werkt óók als je opgefokt bent. Maar er is nog veel meer wat je kunt doen om ervan af te komen. Te beginnen bij je planning, timemanagement en dagindeling. Björn Deusings schreef het boek ‘Full focus op wat écht belangrijk is‘ over slimmer in plaats van harder werken. Hij deelt graag zijn 11 beste tips tegen een gejaagd gevoel.

1. Bedenk waar jouw stress vandaan komt
Ten eerste is het goed om na te gaan wat bij jou stress veroorzaakt. Heb je een te drukke werkagenda? Zijn er privé zaken waar je je zorgen over maakt? Word je de hele dag door gestoord door mensen via appjes, belletjes en mailtjes, en maakt dat je onrustig? Schrijf de oorzaken op.

2. Houd een gedachten-dump
Het opgejaagde gevoel gaat vaak gepaard met een hoofd vol gedachten. De manier om er vanaf te komen, is om al die gedachten te dumpen op papier. Neem een vel papier en schrijf daarop in een kwartier alles wat er maar in je hoofd omgaat. En denk je dat je alles hebt? Ga dan deze triggerlijst na. Wedden dat er nóg meer is!

●      “Niet vergeten om Celeste nog te feliciteren met haar verjaardag!”

●      “Oh ja, ik zou Pieter nog terugmailen.”

●      etc.

Neem na dat kwartier de tijd om al die punten te ordenen:

  • Zitten er punten bij waar je direct iets mee kunt (zoals die ene vriendin feliciteren)? Doe het direct.
  • Zitten er dingen bij die je vandaag of morgen moet doen? Zet ze op je takenlijst.
  • Heb je taken of projecten genoteerd waar je later nog iets mee moet? Schrijf in je agenda op dat je er op een bepaalde datum naar gaat kijken.
  • Zijn het piekergedachten (zoals of die klant wel tevreden is) waar je weinig mee kunt? Laat ze op papier geparkeerd staan en realiseer je dat je er verder niets mee hoeft. We noemen het doemdenken, dus daar heb je niets aan.
  • Heb je leuke ideeë waar je ooit iets mee wilt, maar die nu geen prioriteit hebben? Zet ze op een “misschien ooit”-lijst en kijk er na een maand nog een keer naar.
  • Zijn er dingen die je kunt delegeren of schrappen? Doe dat!

Ok, dat ruimt op he? Top!

3. Gebruik een time management systeem (en houd dat bij)
Je hoofd is geen plek om alles in op te slaan waar je ooit nog eens iets mee moet. Dat kun je beter bundelen in een systeem, waar je altijd naar kunt teruggrijpen om te bepalen wat je vandaag gaat doen.  Een goed timemanagement-systeem bestaat uit twee onderdelen:

  1. Een agenda waarin je onder andere concrete afspraken noteert of alvast neerzet dat je in een bepaalde periode aan een bepaald project gaat werken. Ook deadlines noteer je hierin.
  2. Een takenlijst, waarop je noteert wat je op die specifieke dag gaat doen. Daarop komen alle acties te staan die minimaal 30 minuten kosten. Deze planning vormt de leidraad voor wat je die dag gaat doen.

Die planning in je agenda en takenlijst maak je niet eenmalig. Wen jezelf aan om hier voortaan alles in te zetten wat je moet doen.

4. Maak je takenlijst realistisch en concreet
Een takenlijst is geen lijst van alles wat je in het ideale geval gedaan zou willen krijgen op een dag. Nee, het is een realistische weergave van wat jij vandaag gaat doen.

Dit helpt je om voor een realistische takenlijst te zorgen:

  • Maak alle taken heel concreet. Noteer dus niet “jaarverslag schrijven” (want veel te groot en breed!), maar wel “inleiding voor jaarverslag schrijven”.
  • Schat in hoeveel tijd je aan die ene taak kwijt bent. Houd daarvoor eens een tijdje (bijvoorbeeld met een tool als Toggl) bij hoeveel uur je aan bepaalde typen taken (offertes maken, etc.) besteedt.
  • Schat taken liever iets ruimer in dan te krap. Denk jij dat die inleiding in één uur wel geschreven is? Maak er anderhalf van.

5. Laat ruimte vrij voor onverwachte zaken
Het is ook belangrijk om je agenda niet volledig dicht te timmeren. Hier gaat het vaak mis als mensen werkstress en een opgejaagd gevoel ervaren. Ze plannen voor 8 uur aan werk in op een dag. Maar dan krijg je opeens e-mails binnen waar je wat mee moet, staat je collega aan je bureau of komt er een spoedje tussendoor. Daar gaat je planning! Dus hou ruim de tijd over voor onvoorziene taken.

6. Wees niet áltijd bereikbaar
Het is slecht voor je concentratie en productiviteit als je bij elk mailtje of appje direct opspringt of als je voor je bellende collega uit je focus taak stapt om snel wat anders te doen. Natuurlijk komen er soms dringende dingen tussendoor. Maar besef dat veel berichtjes echt zo dringend niet zijn. Bovendien komt het de kwaliteit van je werk niet ten goede als je aan het multitasken bent.

Wat je beter kunt doen, is het volgende:

  • Reserveer vaste tijden waarop je je mailbox checkt en e-mails direct afhandelt (via de OHIO-methode). Zet daarnaast de push notificaties voor Outlook of Gmail uit.
  • Demp notificaties voor social media of WhatsApp. Check die apps alleen op momenten dat jij daar tijd voor hebt.
  • Zet je telefoon op stil als je aan een focus taak werkt. Geef desnoods aan collega’s aan dat jij even niet bereikbaar bent.
  • Spreek met je collega’s af hoe zij je voor spoed dingen kunnen bereiken. Mochten ze je dan bellen, een sms sturen of iets anders doen? Jij weet dan als je gebeld of gesmst wordt: dit is wél iets waarvoor je dingen uit je handen moet laten vallen.
  • Spreek een een 1-op1-lijst af met collega’s. Verzamel op die lijst de verzoekjes of vragen die gedurende een dag of week in jou opkomen voor één specifieke collega. Vraag je collega’s om hetzelfde te doen. Plan steeds één moment waarop je in één keer al die punten voorlegt aan die persoon (in plaats van op allerlei momenten een kleine vraag te stellen).

7. Leer ‘nee’ te zeggen
Het kan soms lijken alsof alles in je agenda urgent en belangrijk is. Maar dat is lang niet altijd het geval. Het begint met filteren wat je aan verzoekjes krijgt voordat je ze een plek in je agenda geeft. Past het niet? Durf dan ook nee te zeggen. Spannend he, nee zeggen? Hieronder nog even duidelijk uitgelicht waarom je dus echt nee moet leren zeggen:

  • Door ‘nee’ te zeggen, voorkom je dat je straks werk moet afraffelen.
  • Je voorkomt dat je jezelf voorbij loopt.
  • Je kunt je beter focussen als je niet steeds tussendoor uit je focus modus moet komen om mensen ad hoc te helpen.
  • De ander kan niet in jouw hoofd en agenda kijken. Jouw ‘nee’ is simpelweg een antwoord op de vraag of iets in je agenda past, niet een afwijzing.
  • Realiseer je daarnaast dat een ‘nee’ niet altijd betekent dat je de ander moet teleurstellen. Je kunt ook met alternatieven komen.

8. Neem pauzes
Denk niet dat het voor jou in een drukke periode beter is je pauzes over te slaan. De kans is dan groot dat je dan met een gigantische middagdip komt te zitten of dat je focus op een ander moment van de dag een dieptepunt bereikt. Je moet meer koffie gaan drinken om jezelf wakker te houden aan het eind van de dag en ga zo maar door. Pauzes zijn nodig om even niet aan te staan, je stressniveau te verlagen en je focus weer op peil te krijgen. Daarna kun je er weer tegenaan. Rust is dus ook productief zijn.

9. Leer prioriteiten te stellen
Niet alles wat belangrijk en dringend lijkt, is dat ook echt.  Ja, als de website eruit ligt en je een grote webshop runt, dan is dat een dringende kwestie. Maar als je collega na drie dagen wachten “even snel” feedback op een tekst met je wil bespreken, dan is dat niet dringend. Dat kan prima op een ander moment. Leer daarom prioriteiten aanbrengen in wat er moet gebeuren én in verzoekjes die je binnenkrijgt. Het Eisenhower-model kan je daarbij helpen. Ga voor elke taak na of die belangrijk of niet belangrijk en urgent of niet urgent is. Zo zal je vaak genoeg merken dat je met sommige taken nu niets hoeft te doen of dat je ze kunt delegeren.

10. Ga in gesprek over de werkdruk en jouw gevoel
Merk jij dat je vaak tot laat bezig bent om taken af te krijgen of dat er projecten in je agenda belanden waarvan je je afvraagt of jij dat wel echt moet doen? Dan is het tijd om over de hoge werkdruk het gesprek aan te gaan met je leidinggevende. Vaak is er meer te doen aan je werklast dan je denkt, als je er maar open over communiceert met elkaar. Uitspreken van je gevoel dus!

11. Voorkom uitstelgedrag en afleiding
Als er een grote en niet zo leuke taak op je to-do-lijst staat, is de verleiding groot om eerst nog even een paar e-mails weg te werken, een leukere taak op te pakken of (de leukste optie!) grappige memes op social media te bekijken die je vriendin net heeft doorgestuurd. Dat alles zorgt er alleen voor dat die ene taak maar op je takenlijst blijft staan. Misschien zelfs zo lang dat je er dagelijks over in zit dat je dat óók nog moet doen. Een goede manier om die gestresste leeuw te temmen, is om niet tot de deadline te wachten met dingen. Pak dat ene vervelende project op tijd op en voorkom uitstelgedrag. Wat helpt, is om zo’n taak juist als eerste op een dag op te pakken. Dan hoef je er niet de hele dag tegenop te zien.

Voor meer tips, over productiviteit en (werk) geluk lees je zeker Bjorn zijn boek of volg hem op instagram.